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Tiếng Việt在工作场所，面对每天、每周的长时间会议、琐碎任务或最后一刻完成任务……似乎让你整天忙碌，但在需要完成的重要任务和项目上却毫无进展。当你回到家时，工作仍然“缠身”，让你无法专注于其他事情。
制定一个高效的工作计划是必要的，一旦成为习惯，它将帮助你：
衡量你一天的工作量
更合理地安排工作
按时完成重要任务
提高一天的工作效率并对工作感到满意
通过为不可预见的事情留出时间，避免意外情况
有足够的时间陪伴家人、朋友、锻炼和追求个人爱好
为了实现这些目标，以下是一些基本步骤，帮助你更有效地安排工作：
- 列出一天中的所有任务
根据大卫·艾伦（David Allen）的《Getting Things Done》一书，你应该做的第一件事是回顾你一天中需要完成的所有任务，包括工作和个人事务。列出任务清单可以帮助你了解一天的工作量，并衡量你的时间使用情况。
使用任务清单、笔记本、录音设备等工具记录和跟踪你的日常活动。从大到小，工作、个人事务、项目、待办事项都应包括在内。
- 明确任务
在这一步，查看你列出的清单，确定哪些任务是可以完成的。如果你无法完成某项任务，删除它或委派给他人。剩下的任务放入待办清单中。
对于待办清单，你需要制定具体的行动计划。例如，如果你管理团队，考虑完成任务所需的时间，包括解决每个成员的个人问题、培训时间等。确保你的日程中有足够的时间与上司和重要同事沟通。
- 根据任务的重要性分类
首先确定工作时间的分配。例如，通常公司每天工作8小时，假设你有8小时用于工作，剩下的时间用于个人事务。在某些情况下，你可能工作少于或多于8小时。重要的是确定你在这段时间内需要处理的工作量。
按优先级处理任务是帮助你控制重要任务的简单而有效的方法。首先根据重要性从高到低对待办清单中的任务进行排序。然后分类哪些任务是紧急的，需要在当天完成，哪些可以稍后完成。根据截止日期分类后，考虑任务的难度，优先处理最困难的任务。这会激励你完成其他任务。
为意外情况安排时间
在安排一天的工作优先级和时间后，为意外情况留出时间。这样，你在处理工作时不会匆忙，反而会感觉有更多时间，不会因为“赶”截止日期而感到压力。
- 使用管理工具管理工作流程
尽管大多数人使用电子邮件进行沟通和工作管理，一些研究表明，电子邮件实际上不如集成其他管理功能的工具有效，而且每5分钟，工作可能会被电子邮件打断，导致工作效率下降。以下是一些建议，帮助你使用集成工具进行工作计划和管理：
YAST：用于跟踪你一天中花费在琐碎、不重要任务上的时间。
Bitrix24：集成了工作管理系统，特别是与CRM工具结合，几乎涵盖了工作场所所需的所有功能，如跟踪、销售管理、消息、活动计划、日程安排等，便于工作管理和项目管理。
Trello：免费的项目管理应用程序，遵循“越简单越好”的原则，通过为待办事项贴标签，使项目管理变得前所未有的简单。Todoist也是一个简单的清单应用程序，但分为工作、家庭、朋友、个人等不同类别。
Evernote：一个完美的信息存储应用程序，你可以将笔记、每日报告与Gmail账户集成。该应用程序还支持多媒体记录和存储，特别适合企业家和作者，可以立即在社交媒体上发布信息。
Things：专为管理者设计的应用程序，集成了个人和工作的项目，按主题分类，还有提醒功能，使管理更加轻松。Things设计灵活，用户可以轻松移动、更改和安排任务。
Hipchat：如果你的员工经常被Facebook或其他社交媒体分心，允许他们在工作聊天平台（如Hipchat）上交流，以减少分心。
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- 每周回顾工作
最后一步，定期查看你的日程和清单。评估效果，找出做得好的和需要改进的地方，决定下一步该做什么。
每周一次，按照以下步骤回顾你的工作计划：清理——划掉已完成的任务，更新——添加新任务（从步骤1到4），并放松心情，以高效开始新的一周。
一些管理工作流程的建议：
停止多任务处理：遵循“一次完成一件事”的原则，专注于一项任务，完成后才转向下一项任务。
加强沟通：与同事、家人、朋友多交流，使工作更顺利。此外，多交流还能帮助你了解谁在哪些工作上更有效率，从而提高工作效率。
灵活应对：预测可能发生的意外情况，工作优先级也可能变化。必要时灵活调整，但始终专注于你承诺完成的任务。
合理休息：研究表明，工作几小时后适当休息可以提高工作效率。花5-10分钟喝咖啡、吃零食或与同事聊天，或在紧张工作几小时后散步放松20分钟。
制定“ShipIt Day”工作计划：Atlassian公司提出了一个想法，允许员工有24小时的时间从事任何他们想要的项目。这让员工感到更满意，因为他们可以做自己想做的事，并充分发挥创造力。
把工作留在工作场所：许多人认为把工作带回家可以提高日常工作效率，这是错误的。在家工作容易分心，缺乏适当休息会导致疲劳和压力，情况会变得更糟，因为他们没有时间陪伴家人、朋友或追求个人爱好。
停止那些让你日常工作变得低效的事情，开始通过提醒优先任务、工作目标和个人目标来设计你高效的工作日
